Die Funktion des Fahrtenbuch
JG 18. August 2010
Über ein Fahrtenbuch lassen sich die mit einem Fahrzeug erfolgten Fahrten über die zurückgelegten Kilometer und dem Anlass der Fahrt dokumentieren. Je nach Branche wird das Fahrtenbuch teilweise anders genannt (Logbuch, Flugbuch). Derjenige der eine Fahrt durchführt, die über das Fahrtenbuch dokumentiert werden soll, hat Informationen zum Kilometerstand vor- und nach der Fahrt, dem Zweck der Fahrt, Datum, Abfahrts- und Zielort sowie Angaben zum Fahrer zu tätigen. Im Rahmen der Fuhrparkverwaltung ist der Einsatz des Fahrtenbuchs zur Verwendungs- und Kostenkontrolle unerlässlich. Der Einsatz elektronischer Fahrtenbücher stellt dabei einen Vorteil dar.
Die Führung eines Fahrtenbuchs ermöglicht zudem die schlüssige Angabe des Anteils der privaten Nutzung eines Fahrzeugs gegenüber dem Finanzamt. Daraus ergeben sich Vorteile gegenüber der Pauschalbesteuerung für Privatfahrten über die Ein-Prozent-Regel. Für die Funktion des Fahrtenbuchs als Beweismittel gegenüber dem Finanzamt sind bestimmte Mindestbedingungen zu erfüllen. Alle Eintragungen in das Fahrtenbuch haben zeitnah und fortlaufend zu erfolgen. Zur Einschätzung welche Fahrten betriebsbedingt und welche privat durchgeführt werden, kann ein detaillierter Businessplan des Unternehmens Aufschluss geben.
Die geschlossene Form der Eintragungen ist zur Verhinderung von Manipulationen gefordert. Die Ausdrucke aus Tabellenkalkulationen werden von Finanzamt nicht anerkannt. Für Dienstreisen sind mindestens das Datum, Reiseziel, Kunde bzw. Zweck der Reise und der Kilometerstand vor und nach der Reise anzugeben.
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